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市町村における公文書管理方法に関する調査報告書 概要

[2014年4月23日]

調査の概要

(1) 調査の目的

 多摩・島しょ地域市町村の公文書管理方法の実態を調査し、市町村における公文書の適正管理・運用及び公文書館機能に係る施策を検討するうえで必要な取組を明らかにすることを目的とした。

(2) 行政文書及び歴史公文書の管理・運用に係る調査留意点

調査は、右図の(1)~(10)の事項に留意して行った。

(3) 多摩・島しょ地域市町村(全39団体)における公文書管理の現状・課題

・ 文書管理規程に、公文書の位置付け・文書の定義、説明責任の定めのある団体は少ない。

・ 「永年」(「長期」含む。)保存文書の見直しや廃棄規定のある団体は少ない。

・ 「行政文書ファイル管理簿」(文書目録)は32団体が作成

・ 半数以上の団体で書庫が満杯状態である。

・ 文書管理の課題は「文書管理の教育・訓練」と29団体が回答

・ 公文書管理法に準じた取組は「他の自治体の取組状況をみて判断」が13団体と最多

・ 電子文書管理では、「紙文書と電子文書の棲み分け」、「電子文書の原本性」などの基本的問題が存在

・ 「歴史的に重要な文書を保存している」は32団体

・ 「公文書館がない」は35団体、そのうち設置予定ありは2団体

・ 「歴史公文書の(公文書館や同等の施設・部門への)移管の仕組みがある」は7団体

・ 公文書館設置実現に重要な要素は、「設置費用を捻出すること」、「法や制度の重要性を関係者に認識してもらうこと」が上位を占める。

(4) 市町村における公文書管理・公文書館制度の改善のために

【公文書の位置付け・定義及び公文書管理の目的について】

・ 文書管理規程において、公文書は「健全な民主主義を支える住民共有の知的資源である」という位置付け・定義を明確にする。

・ 公文書管理の目的に、「現在及び将来の住民に説明する責務を全うする」というコンセプトを取り入れる。

【現用文書管理のライフサイクル管理プロセスについて】

・ 「永年」保存を有期限化(最長30年)に変更し、適正な文書廃棄または公文書館(同等機能を有する施設)への移管を行うことができるようにする。

・ 公文書管理及び公文書館制度に関する職員研修を充実し、職員の理解を深める。

・ 公文書管理の実施状況に係る報告及び監査の仕組みを確立する。

・ 公文書管理の条例化を推進する。

・ 電子メールを含め、安全・確実な電子文書管理のための方策立案・ルール化を促進する。

・ 文書管理システム導入済みの団体においては、改めて問題の所在を調査し、システムの効果的・効率的な運用のために必要な方策を検討すべき。未導入の団体では、導入前に慎重な調査検討が望まれる。

【歴史公文書の移管・保存・利用のプロセスについて】

・ 歴史公文書が確実に公文書館(同等機能を有する施設)へ移管できる評価・選別の仕組みを確立する。

・ 公文書館をできる限り設置する。それができない場合でも、適切な部門・施設等に公文書館機能を持たせ、歴史公文書の保存・管理・利用を確実にする。

・ 公文書管理及び公文書館運営を担当する専門人材の育成を図る。

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問合せ

公益財団法人 東京市町村自治調査会 調査部

電話: 042-382-7722 ファックス: 042-384-6057

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